Aanpak Quinto-P onderzoek TKP

Aanpak Quinto-P onderzoek TKP

In april 2012 heeft DNB fondsen aangesproken op hun verantwoordelijkheid voor een beheerste en integere bedrijfsvoering. Henk Bijl, directeur Pensioenuitvoering bij TKP legt uit hoe TKP dit signaal heeft opgepakt.

DNB heeft in 2011 onderzoek gedaan bij 10 pensioenfondsen naar de kwaliteit van de pensioenadministratie. Dit onderzoek vond plaats onder de codenaam Quinto-P. Naar aanleiding van de resultaten van dit onderzoek heeft de DNB in april 2012 een brief naar alle pensioenfondsen gestuurd, waarin “DNB verzoekt (…) om kritisch te onderzoeken of er onvolkomenheden voorkomen in uw al dan niet uitbestede pensioenadministratie en, in dat geval de benodigde herstelmaatregelen te treffen.” DNB spreekt de fondsen aan op hun verantwoordelijkheid voor een beheerste en integere bedrijfsvoering.

Het onderzoek richt zich niet op de kwaliteit van de processen (ISAE 3402), maar op de juistheid van de aanspraken van de individuele deelnemer. De hamvraag luidt: krijgt iedere deelnemer waar hij recht op heeft?

Henk Bijl, als lid van de directie van TKP verantwoordelijk voor de pensioenuitvoering, legt uit hoe TKP het signaal van DNB heeft opgepakt: “Pensioenfondsen die hun administratie uitbesteden aan TKP mogen er zondermeer op vertrouwen dat hun administratie zorgvuldig en correct wordt uitgevoerd. TKP is verantwoordelijk voor een kwalitatief hoogwaardige uitvoering. Daar is geen discussie over mogelijk. Kwaliteit zit in onze genen. Wij hebben daarom het advies dat DNB aan de pensioenfondsen heeft gegeven meteen ter harte genomen en er over nagedacht hoe wij voor onze klanten invulling kunnen geven aan het verzoek van de DNB.”

Project Quinto-P

TKP heeft daartoe in de zomer van 2012 een project gestart met de volgende opdracht:

  • Het ontwikkelen van een onderzoek naar de kwaliteit van de administratie, waarmee we voor onze klanten tegemoetkomen aan het verzoek van DNB;
  • Het uitvoeren van het onderzoek;
  • Het organiseren van eventuele follow-up activiteiten;
  • Het implementeren van dit onderzoek in het totaalpakket aan beheersingsmaatregelen, waarover jaarlijks in het kader van ISAE 3402 wordt gerapporteerd.

Het project Quinto-P wordt aangestuurd door Henk Bijl. De afdeling operational riskmanagement van TKP maakt onderdeel uit van de stuurgroep. PwC, die jaarlijks de ISAE 3402-rapportage van TKP monitort, heeft de rol van adviseur en zal rapporteren over de wijze waarop TKP het onderzoek heeft uitgevoerd. In het najaar van 2012 zijn de plannen met de klanten gecommuniceerd. Uiteraard heeft TKP het plan van aanpak vooraf afgestemd met DNB.
DNB vraagt in de bijlage bij de brief van april 2012 een aantal acties van de fondsbesturen om de kwaliteit van de administratie te borgen. De eerste analyse laat zien dat de administratie van TKP reeds aan die eisen voldoet.

Tevens voldoet TKP aan een van de belangrijkste aanbevolen ‘good practices’:

Quinto-P aanpak TKP

Hoe ziet de Quinto-P aanpak van TKP er uit? Eerst wordt er voor ieder fonds een risicoanalyse gemaakt. DNB verwacht dat je de aanspraken op basis van de brongegevens kunt narekenen. Daarom wordt geïnventariseerd of de brondata en brondocumenten volledig zijn. Vervolgens wordt aan alle disciplines binnen de organisatie die rechtstreeks bij de fondsadministratie betrokken zijn, gevraagd om aan te geven welke risico’s er vanuit hun optiek zijn aan te wijzen. Dit wordt voor ieder fonds in de vorm van workshops uitgevoerd. Een risico kan een situatie zijn, die niet volgens het reguliere proces kan worden afgehandeld, maar kan ook betrekking hebben op bekende foutsituaties. De risico’s worden gewogen naar de impact op de aanspraken van de deelnemer en de kans dat de situatie zich in de administratie voordoet. Er wordt per risico aangegeven of er mitigerende maatregelen zijn getroffen. De uitkomsten van de risicoanalyse worden in de vorm van een rapport aangeboden aan de klant. Alle analyses worden voor de zomer van 2013 afgerond.

Henk Bijl: “Ik heb het eerste rapport nu gezien en ik ben onder de indruk van de grondigheid waarmee het onderzoek is uitgevoerd. We zijn hier heel open in richting de klant. Als er iets niet goed gaat, heeft de klant er recht op om dat te weten. Sterker nog, wil het bestuur van een pensioenfonds in control zijn dan moet het geïnformeerd worden over risico’s in de administratie van zijn fonds. Dat is al jaren onze policy. De risicoanalyse bevat dan ook niet zozeer nieuws voor het bestuur, maar biedt een overzicht van bekende zaken in de vorm van een rapport. Ik heb er voldoende vertrouwen in dat onze huidige beheersingsmaatregelen ervoor zorgen dat er geen majeure bevindingen, zoals DNB dat noemt, zullen worden gevonden. Quinto-P is een extra slot op de deur.”

Verantwoordelijkheden

DNB houdt de fondsbesturen verantwoordelijk voor de gehele historie van de administratie. TKP kan alleen verantwoordelijkheid nemen voor zover de administratie door TKP is gevoerd. Henk Bijl: “In de risicoanalyse komen we enigszins tegemoet aan de fondsen die de afgelopen 10 jaar de administratie bij TKP hebben ondergebracht. Er wordt een apart hoofdstuk gewijd aan het transitietraject en de controles die daarin zijn uitgevoerd. In de rapportage wordt ook aangegeven of de historische brondata en archieven compleet zijn. Hierbij wordt ook gebruik gemaakt van verklaringen die door de vorige administrateurs zijn gegeven.”

De risicoanalyse laat de bekende issues in de administratie van een fonds zien. Maar hoe kom je nu achter de verborgen gebreken? In overleg met PwC gaat TKP dit aanpakken door een gestratificeerde steekproef uit te voeren op de mutaties in PPS, het administratiesysteem van TKP. Alle mutaties worden in enkele risicocategorieën ingedeeld. Vervolgens wordt uit iedere risicocategorie een aantal willekeurige voorkomens van die mutaties getrokken en gecontroleerd. De filosofie hierachter is dat als de individuele mutaties goed gaan, ook de som van de individuele mutaties en dus het eindresultaat – de aanspraak of het toegekende pensioen – juist is. Het is een efficiëntere manier van controleren dan het integraal doorrekenen van de complete tijdlijn met mutaties van een aantal individuen, waarbij vaak dezelfde, jaarlijks terugkerende mutaties worden gecontroleerd. Bovendien biedt de aanpak van TKP de mogelijkheid om een gekwantificeerd oordeel te geven over de kwaliteit van de totale administratie. Volgens de planning wordt dit deel van het onderzoek in het najaar van 2013 afgerond. Zodra de rapportage van PwC over de uitvoering van dit onderdeel gereed is, zal TKP de rapportage delen met de klanten.

Henk Bijl is eigenlijk wel blij met Quinto-P. “Het is wel even veel werk om de risicoanalyses en de steekproef uit te voeren. Het is een soort nulmeting. Maar uiteindelijk helpt ons dit om de kwaliteit van de administratie nog verder te verhogen. Dat is onze verantwoordelijkheid en onze klanten mogen daarop rekenen. Dat is ook de reden dat we hebben besloten om dit onderzoek op kosten van TKP aan onze klanten aan te bieden.”